Pengertian / definisi analisis SWOT
(Strength, Weakness, Opportunities,
dan Threats). Analisa SWOT adalah suatu metoda penyusunan strategi
perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis tunggal. Ruang
lingkup bisnis tunggal tersebut dapat berupa domestik maupun multinasional.
SWOT itu sendiri merupakan singkatan dari Strength (S), Weakness (W),
Opportunities (O), dan Threats (T) yang artinya kekuatan, kelemahan, peluang
dan ancaman atau kendala, dimana yang secara sistematis dapat membantu dalam
mengidentifikasi faktor-faktor luar (O dan T) dan faktor didalam perusahaan (S
dan W). Kata-kata tersebut dipakai dalam usaha penyusunan suatu rencana matang
untuk mencapai tujuan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.
Berikut saya lampirkan pengertiannya
menurut salah satu pakar SWOT Indonesia, yaitu Fredy Rangkuti. Kurang lebih
seperti ini :
“Analisa
SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan
strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara
unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur-unsur
eksternal yaitu peluang dan ancaman”.
Petunjuk umum yang sering diberikan untuk perumusan adalah :
- Memanfaatkan kesempatan dan kekuatan (O dan S). Analisis ini diharapkan membuahkan rencana jangka panjang.
- Atasi atau kurangi ancaman dan kelemahan (T dan W). Analisa ini lebih condong menghasilkan rencana jangka pendek, yaitu rencana perbaikan (short-term improvement plan).
Tahap awal proses penetapan strategi
adalah menaksir kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang dimiliki
organisasi. Analisa
SWOT memungkinkan organisasi memformulasikan dan mengimplementasikan
strategi utama sebagai tahap lanjut pelaksanaan dan tujuan organiasasi,
dalam analisa SWOT informasi dikumpulkan dan dianalisa. Hasil analisa dapat
menyebabkan dilakukan perubahan pada misi, tujuan, kebijaksanaan, atau strategi
yang sedang berjalan.
Dalam penyusunan suatu rencana yang
baik, perlu diketahui daya dan dana yang dimiliki pada saat akan memulai usaha,
mengetahui segala unsur kekuatan yang dimiliki, maupun segala kelemahan yang
ada. Data yang terkumpul mengenai faktor-faktor internal tersebut merupakan
potensi di dalam melaksanakan usaha yang direncanakan. Dilain pihak perlu
diperhatikan faktor-faktor eksternal yang akan dihadapi yaitu peluang-peluang
atau kesempatan yang ada atau yang diperhatikan akan timbul dan ancaman atau
hambatan yang diperkirakan akan muncul dan mempengaruhi usaha yang dilakaukan.
Dapat disimpulkan bahwa analisis SWOT adalah perkembangan
hubungan atau interaksi antar unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan
kelemahan terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. Didalam
penelitian analisis SWOT kita
ingin memproleh hasil berupa kesimpulan-kesimpulan berdasarkan ke-4 faktor dimuka
yang sebelumnya telah dianalisa :
>> Strategi Kekuatan-Kesempatan (S dan O atau Maxi-maxi)
>> Strategi Kekuatan-Kesempatan (S dan O atau Maxi-maxi)
Strategi yang dihasilkan pada
kombinasi ini adalah memanfaatkan kekuatan atas peluang yang telah
diidentifikasi. Misalnya bila kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan
teknologinya, maka keunggulan ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar
yang membutuhkan tingkat teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang
keberadaanya dan kebutuhannya telah diidentifikasi pada analisis kesempatan.
>> Strategi Kelemahan-Kesempatan (W dan O atau Mini-maxi)
Kesempatan yang dapat diidentifikasi
tidak mungkin dimanfaatkan karena kelemahan perusahaan. Misalnya jaringan
distribusi ke pasar tersebut tidak dipunyai oleh perusahaan. Salah satu
strategi yang dapat ditempuh adalah bekerjasama dengan perusahaan yang
mempunyai kemampuan menggarap pasar tersebut. Pilihan strategi lain adalah
mengatasi kelemahan agar dapat memanfaatkan kesempatan.
>> Strategi Kekuatan-Ancaman (S atau T atau Maxi-min)
Dalam analisa ancaman ditemukan
kebutuhan untuk mengatasinya. Strategi ini mencoba mencari kekuatan yang
dimiliki perusahaan yang dapat mengurangi atau menangkal ancaman tersebut.
Misalnya ancaman perang harga.
>> Strategi Kelemahan-Ancaman (W dan T atau Mini-mini)
Dalam situasi menghadapi ancaman dan
sekaligus kelemahan intern, strategi yang umumnya dilakukan adalah “keluar”
dari situasi yang terjepit tersebut. Keputusan yang diambil adalah “mencairkan”
sumber daya yang terikat pada situasi yang mengancam tersebut, dan
mengalihkannya pada usaha lain yang lebih cerah. Siasat lainnya adalah
mengadakan kerjasama dengan satu perusahaan yang lebih kuat, dengan harapan
ancaman di suatu saat akan hilang. Dengan mengetahui situasi yang akan
dihadapi, anak perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang perlu dan
bertindak dengan mengambil kebijakan-kebijakan yang terarah dan mantap, dengan
kata lain perusahaan dapat menerapkan strategi yang tepat. (sumber : e-je.blogspot.com)
Kasus – kasus tertentu untuk analisa SWOT
A.
Kasus Kecil: Institusi Perguruan Tinggi
Bagi sebuah program studi, kira-kira
aspek-aspek yang
akan dibahas dari sisi lingkungan eksternal dan internalnya
adalah sebagai berikut.
1. Lingkungan Eksternal dari Sebuah Institusi Perguruan Tinggi (IPT)
a. Perusahaan-perusahaan
pengguna lulusan
b. Orang tua dan keluarga dari mahasiswa
c. Program studi yang sudah ada dari IPT Iain
d. SMU tempat calon mahasiswa berasal
e. Populasi demografis
f. Instansi-instansi pemberi beasiswa.
Informasi-informasi
dari instansi pemerintah yang terkait dengan penyelenggaraan IPT sangat
penting untuk didapatkan pengelola program studi di atas. Informasi itu misalnya informasi yang ada pada
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi atau pada koordinator Perguruan Tinggi Swasta
(Kopertis) atau Asosiasi Perguruan Tinggi Swasta (APTISI).
2. Lingkungan Internal dan Sebuah
Institusi Perguruan Tinggi (IPT)
a. Citra/Reputasi
yang dimiliki IPT
b. Tenaga pengajar
dan staf yang ada
c. Ketersediaan ruangan kelas laborarorium,
dan berbagai fasilitas lainnya
d. Mahasiswa yang
sedang kuliah
e. Anggaran
operasional
f. Program-program
penelitian yang ada
g. Dewan
penyantun, kondisi keuangan yayasan.
Analisis
SWOT pada dasarnya sebuah pengambilan keputusah. Kita terlibat pada rumusan-rumusan pilihan. Sebagai bagian dari
pengambilan keputusan, analisis SWOT
dapat kita lakuakan secara individual maupun secara
kelompok. Terutama dalam pemberian rekomendasi, pendekatan secara kelompok
lebih baik dalam memberikan susunan,
kejelasan, objektivitas, dan fokusnya.
3. Survei Eksternal atas Ancaman dan Peluang
Eksternal
Pengelola
IPT, sebagai pengambil keputusan strategis di lembaganya, dituntut untuk punya
wawasan luas atas lingkungan eksternal sebuah program studi. la harus selalu "memasang mata dan
telinga" atas segala perkembangan yang terjadi dan sangat erat kaitannya dengan program studi/pendidikan
tinggi; Tentu pada akhimya bukan sekadar paham saja, tapi juga bisa mengantisipasinya dengan keputusan-keputusan yang tepat.
Informasi tentang situasi bisnis, perubahan demografis, dan bagaimana
penerimaan tenaga kerja serta kondisi
lulusan SMU adalah hal-hal yang harus menjadi perhatian. Informasi dari para orang tua, koran lokal dan
nasional, jurnal-jurnal pendidikan tinggi, serta konferensi. Setiap hal
ini merupakan sumber informasi yang potensial untuk menjadi dasar pengambilan
keputusan.
Perhatian
atas perubahan demografis dari populasi lokal dapat mengungkapkan peluang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang
ada dan bisa memberikan jalan untuk melakukan pengembangan. Begitu pula
muncul dan berkembangnya industry - industri atau bisnis-bisnis yang nantinya
dapat menggunakan lulusan
dari prodi
studi yang ditawarkan sebuah IPT harus menjadi perhatian.
Ancaman
juga harus dipelajari. Bentuknya bisa beragam, misalnya bila kondisi perekonomian memburuk, para orang tua calon mahasiswa yang
menjadi sasaran bisa
saja mengubah pilihannya. Dukungan pemerintah, bila semakin besar untuk sekolah negeri, maka IPT swasta akan terkena
dampaknya. IPT yang ada di sekitar, program- program
studi baru, dan minat masyarakat atas program studi baru tersebut harus diperhatikan. Sementara itu, jumlah
lulusan dan perkembangan minat lulusan SMU secara umum juga harus
dipertimbangkan.
Yang harus diingat adalah bahwa peluang dan ancaman
tentu saja tidak
absolute sifatnya. Apa yang kita liht awalnya
sebagai peluang, tentu saja tidak langsung bisa kita manfaatkan karena tergantung pada kondisi internal kita, seperti sumber daya organisasi
dan harapan dari masyarakat begitu pula, sesuatu yang kita anggap
kelemahan tidak harus selalu menjadi seperti itu. Saatnya kita menganalisis kekuatan internal, mungkin ada sumber daya atau upaya yang bisa kita lakukan sehingga kelemahan
tersebut bisa menjadi peluang.
4. Survei atas Kondisi Internal Perusahaan
Banyak
pengelola IPT berupaya menarik calon mahasiswa pada IPT-nya dengan meningkatkan
biaya komunikasi pemasaran tanpa mengaitkan dengan kekuatan dari kelemahan institusinya. Dengan melakukan analisis kekuatan dari
kelemahan internal biasanya akan muncul berbagai potensi kemungkinan untuk layanan atau program studi baru. Dengan membuat daftar
kekuatan dan kelemahan, kita dapat melihat hal-hal yang dapat
ditingkatkan oleh sebuah IPT dan juga hal-hal yang barangkali di luar kontrol kita.
Contoh-contoh kelemahan yang melekat
ada di internal IPT
biasanya cukup jelas. Misalnya,
yang bisa kita jadikan daftar adalah rendahnya mutu staf pengajar atau
motivasinya; infrastruktur serta fasilitas yang kurang memadai; laboratorium yang harus
ditingkatkan; kurangnya sumber bahan-bahan ajar; atau bahkan lokasi dari IPT itu di dalam komunitas.
Kekuatan internal sebuah IPT juga
biasanya tidak sulit untuk diperhatikan dan dianalisis. Sebagian ada kemungkinan
merupakan kebalikan dari hai-hai yang bisa jadi kelemahan.
Karena anaiisis SWOT bisa dilakukan
secara bersama-sama, IPT bisa saja membentuk sebuah tim penilai. Tim ini bertugas untuk
mengadakan survei, diskusi kelompok (focus
group), wawancara dengan mahasiswa yang ada dan para alumni, serta berbagai sumber lainnya. Sekali
kelemahan dan kekuatan sudah dirumuskan, tim secara bersama bisa memeriksa
kembali item-itemnya.
B.
Kelemahan Analisis SWOT
Analisis SWOT tentu saja bukan metode yang
sernpurna. Ada beberapa Kelemahan
yang harus menjadi perhatian pengambil keputusan strtegis. Misalnya, SWOT biasanya merefleksikan pandangan seseorang atas kondisi yang dihadapi, yang bisa saja salah kaprah sehingga dijadikan pembenaran terhadap apa-apa yang sudah dilakukan. Jadi bukan digunakan sebagai alat untuk membuka peluang yang baru dan sifatnya sangat objektif sekali. Orang yang pesimis tentu tidak akan melihat "peluang" sebanyak orang yang optimis. Bahkan orang yang pesimis bisa melihat banyak ancaman untuk sesuatu yang sebenarnya bisa dikategorikan sebagai tantangan. Sebaliknya, orang yang optimis bisa melihat banyak peluang dalam satu tantangan atau ancaman yang dihadapinya.
yang harus menjadi perhatian pengambil keputusan strtegis. Misalnya, SWOT biasanya merefleksikan pandangan seseorang atas kondisi yang dihadapi, yang bisa saja salah kaprah sehingga dijadikan pembenaran terhadap apa-apa yang sudah dilakukan. Jadi bukan digunakan sebagai alat untuk membuka peluang yang baru dan sifatnya sangat objektif sekali. Orang yang pesimis tentu tidak akan melihat "peluang" sebanyak orang yang optimis. Bahkan orang yang pesimis bisa melihat banyak ancaman untuk sesuatu yang sebenarnya bisa dikategorikan sebagai tantangan. Sebaliknya, orang yang optimis bisa melihat banyak peluang dalam satu tantangan atau ancaman yang dihadapinya.
SWOT dapat membuat sebuah inistitusi atau organisasi lamban dan
malas dalam mengupayakan peluang. Orang-orang yang ada di dalam organisasi praktis hanya sekadar melihat
"kesesuaian"
antara kondisi yang ada di eksternal dengan yang ada di internal. Mereka mengabaikan berbagai peluang yang sesungguhnya bisa
dimanfaatkan bila saja mereka mendayagunakan lebih keras sumber daya
yang ada (misalnya waktu bekerja yang lebih banyak).
C. Paradoks
antara Tuntutan Lingkungan dan Keberadaan Sumber Daya
Analisis SWOT dan strategi yang mengikuti metode analisis
ini, menyarankan bahwa seharusnya ada kesesuaian (fitnes) antara organisaasi
dan lingkungan. kuncinva di sini
adalah bagaimana keselarasan (alignment) dari
dua sisi ini. Dua hal ini sebenarnya
selalu punya tuntutan yang saling bertentangan. Ini sering membuat para pengambil keputusan strategis
kebingungan saat merumuskan strategi. Sumber daya yang dimiliki serta sistem
aktivitas yang terjadi di satu perusahaan sering kali bertolak belakang dengan
berbagai bentuk Perkembangan yang terjadi pada lingkungan kita.
D. Tuntutan untuk Adaptasi Pasar
Karena tuntutan lingkungan dan pasar
penting bagi kesuksesan perusahaan, banyak perusahaan yang lebih bersaing karena tidak bisa
memenuhi tuntutan seperti itu. Cukup banyak perusahaan yang tadinya dianggap pemimpin pasar harus kecewa
menjadi pelaku yang tidak lagi diperhatikan oleh pasarnya karena adanva perubahan-perubahan dalam tuntutan pasar.
Perusahaan-perusahaan seperti PT
KAI, atau perusahaan bis antarkota menghadapi persaingan layanan penerbangan harus
berpikir keras mengatasi turunnya jumlah penumpang. Mereka harus
mengidentifikasi peluang pasar yang menarik lagi, yang bisa mereka eksploitasi. Tentu
saja akhirnya bukan sekadar naiknya penjualan dalam waktu yang pendek, tapi
lebih pada posisi pasar yang dapat dipertahankan melawan pesaing-pesaing dan
produk substitusi tadi.
Idealnya,
posisi pasar seperti ini dapat melayani keinginan pembeli dan bias membayar dalam harga yang premium.
E. Perumusan Strategi dengan TOWS Matriks
Pada pembahasan di atas, kita sudah
melihat bagaimana melakukan analisis SWOT. Kini, analisis
itu kita tambah dengan perumusan- strategi. Strategi adalah istilah yang kerap kita gunakan dalam
manajemen strategik. Agar mud.ah, kita
dapat merumuskan "strategi". Jadi setelah merumuskan goals, kita
sekarang akan merumuskan bagaimana cara-cara yang akan kita gunakan untuk mencapai semua itu.
F.
Analisis SWOT dan Perumusan Strategi
Data ringkas yang disajikan di atas,
tentu saja belum cukup untuk membuat sebuah analisis SWOT yang komprehensif, Karena itu
manajemen TMI mencoba|mengkespiorasi lebih banyak infcrmasi. yang- terkait
dengan situasi eksternal daft; internal; Dari hasil pengeksplorasian itu, tim
manajemen berhasil membuat analisis SWOT, berikut usulan strategi yang harus dijalankan
oleh TMI.
Matiiks ini
menjelaskan bahwa ada empat strategi yang bisa kita kembangkan:
Strategi SO :
Strategi yang memanfaatkan kekuatan agar peluang yang ada bisa kita manfaatkan.
Strategi WO: Strategi yang mencoba
meminimalkan kelemahan atau memperbaiki keiemahan dalam rangka mencoba meraih
peluang yang ada.
Strategi ST : Strategi yang menggunakan kekuatan untuk
mencoba mengatasi atau ; memperkecil ancaman yang kita hadapL
Strategi WT: Strategi yang mencoba
meminimalkan atau raengurangi kelemahan
dalam rangka mencegah ancaman yang harus dihadapi.
dalam rangka mencegah ancaman yang harus dihadapi.
Kekuatan :
1.
Menadi salah
satu dari 10 besar pelaku jasa konsultasi manajemen
2.
Meilliki divisi
riset ntuk pengembangan wawasan konsultan
3.
Memliliki
trainer yang mempunyai sertifikasi
4.
Jejaring dan peserta seminar euleup
luas
5.
Merniliki
sertifikasi ISO 900:2000
6.
Merniliki
gedung sendiri
Kelemahan :
1. Publrkasr
riser masih terbatas, dan
2. Kemampuan peneliti kecil
Peluang:
1. Perusahaan-perusahaen memandang penting pengembangan SDM
2. Sumber-sumber pendanaan
riset dari luar cukup
banyak
Ancaman: Perusahaan jasa konsultasi
terus bertambah banyak
G. Strategic Fit: Menyesuaikan
Strategi dengan Lingkungan
Karena adanya tuntutan-tuntutan tertentu di lingkungan bisnis, maka mau tidak mau perusahaan memastikan agar strategi yang dipilih memang sesuai. Untuk itu, salah satu yang paling penting untuk dilakukan
adalah melihat kesenjangan antaira yang kita miliki
dengan tuntutan lingkungan. Tabel TOWS matriks di atas
dapat juga dilihat dengan pandangan seperti ini. Cukup banyak para pakar
manajemen strategik yang menambahkan,
saat kita melakukan analisis ini yang menjadi perhatian kita adalah:
1.
Turbulensi lingkungan
2.
Organisasi, dan
3.
Strategi yang
dipilih.
Karena
pembahasan kita ada pada analisis internal organisasi, maka yang harus menjadi perhatian utama kita adalah pada:
1.
Manajer, dalam arti bagaimana
perilaku mereka dalam pekerjaan
2.
Kompetensinya
(seperti yang kita bahas pada bab sebebmnya) tentang kapabilitas organisasi
3.
Iklim organisasi (seperti
juga masalah budaya yang kita bahas pada bab sebelumnya).
Sumber :